Aureate Group Mail og data fra Microsoft Outlook

Indhold:

  • Introduktion til data-mining
  • Gem i tekst-format
  • Næste
  • Forrige

  • Data-mining i Outlook-mapperne

    De fleste Windows-brugere benytter et af Microsofts to velkendte e-mail-programmer: Outlook Express og Outlook 2000. Det er begge udmærkede programmer, men de har en begrænset rækkevidde.

    Hvis man fx ønsker at indsamle e-mail-adresser på alle de personer, man har haft kontakt til, hvad så?

    Disse e-mail-adresser indgår i ens korrespondence, som fx ligger i Outlook - måske i et stort mappesystem. Hver mappe indeholder en række meddelelser, og blandt alt dette er der en masse e-mail-adresser. Hvordan får man dem ud? Det kan lade sig gøre med Aureate Group Mail. Det er en operation i to trin, som jeg her vil vise.

    Eksporter fra Outlook

    Første led i processen er at få Outlook til at eksportere alle meddelelser. Normalt gemmes Outlook-data i én stor fælles fil (outlook.pst), men det er ikke hensigtsmæssigt at importere alle mail-adresser fra hele Outlook på én gang. I øvrigt lader det ikke til at Aureate Group Mail kan håndtere Microsofts PST-format, som jo indeholder alle mapper, adressekartotek, kalendersystem mv. - det hele væltet sammen i én stor fil. Det er der i øvrigt ikke ret mange andre programmer end Outlook selv, der kan.

    Typisk vil man derfor hente adresserne fra udvalgte mapper, og de skal fra Outlook eksporteres til et eller andet tilgængeligt format, fx ren tekst (.txt).

    Saml alle meddelelser i én mappe

    Hvis du har mange mapper, du vil hente adresser i, skal du gå systematisk til værks. Start med at oprette en ny mappe kaldet Maillist. Placer en genvej til den i Outlook-panelet ude til venstre.

    Gennemgå nu dine mapper én efter én, idet du:

  • Markerer alle mails i den pågældende mappe (brug Control+A)

  • Tager en kopi af hele molevitten og placerer kopierne i mappen Maillist. Det gør du lettest ved at holde Control-tasten nede og trække en kopi med musen:

    På denne måde gennemgår du alle de relevante mail-mapper og kopierer al indholdet til en stor fælles mappe.


    Gem i et format

    Når du har kopieret alle de meddelelser, du skal bearbejde over i den ny mappe, er næste trin at eksportere disse data til et format Aureate Group Mail kan læse.

    Markér mappen, der skal eksporteres fra, og vælg Filer --> Eksporter:

    Nu kan du vælge et af formaterne, fx ren tekst:

    Du skal navngive tekstfilen, hvor alle meddelelserne skrives. Det bliver en fil af formatet .csv:

    Klik OK osv. Så eksporteres alle data fra den pågældende mappe til tekstfilen:


    Fortsættes



    Copyright 2001 Michael Karbo.